analisis sistem

ANALISIS SISTEM

Definisi Analisis Sistem :
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Misalnya anda dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukan seberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jika sistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapat menemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem.

Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi :
§ Menentukan lingkup sistem
§ Mengumpulkan fakta
§ Menganalisis fakta
§ Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem

Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita, situasi dan relasi yang menjamin analisis dan pemodelan.

LANGKAH-LANGKAH DI DALAM ANALISIS SISTEM
Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem
adalah :
1. Identify, mengidentifikasi masalah
2. Understand, memahami kerja sistem yang ada
3. Analyze, menganalisis sistem
4. Report, membuat laporan hasil analisis

Untuk masing-masing langkah ini, beberapa tugas perlu dilakukan oleh analis sistem. Supaya memudahkan untuk melakukan koordinasi dan pengawasan, koordinator tim analis dapat membuat suatu kertas kerja yang memuat tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk masing-masing langkah analisis sistem ini.

MENGIDENTIFIKASI MASALAH

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.
Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :
§ Mengidentifikasi penyebab masalah
§ Mengidentifikasi titik keputusan
§ Mengidentifikasi personil-personil kunci

3.1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.

3.2. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.

Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

3.3. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).

MEMAHAMI KERJA SISTEM

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).
Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.
Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah :
§ Menentukan jenis penelitian
§ Merencanakan jadual penelitian
o Mengatur jadual wawancara
o Mengatur jadual observasi
o Mengatur jadual pengambilan sampel
§ Membuat penugasan penelitian
§ Membuat agenda wawancara
§ Mengumpulkan hasil penelitian

4.1. Menentukan Jenis Penelitian

Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakan
oleh sistem.

4.2. Merencanakan Jadual Penelitian

Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadual penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :
o Dimana penelitian akan dilakukan
o Apa dan siapa yang akan diteliti
o Siapa yang akan meneliti
o Kapan penelitian dilakukan
Dari rencana jadual ini, berikutnya ditentukan ke dalam jenis penelitiannya masing-masing.

4.3. Membuat Penugasan Penelitian

Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.

4.4. Membuat Agenda Wawancara

Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

4.5. Mengumpulkan Hasil Penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :
1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan
2. Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama
3. Pengambilan sampel
4. Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama
5. Elemen-elemen data
6. Teknologi yang digunakan di sistem lama
7. Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

MENGANALISIS HASIL
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari
hasil penelitian yang telah dilakukan.

5.1. Menganalisis Kelemahan Sistem

Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :
Ø apa yang dikerjakan ?
Ø bagaimana mengerjakannya ?
Ø siapa yang mengerjakan ?
Ø dimana dikerjakan ?
Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :
Ø mengapa dikerjakan ?
Ø perlukah dikerjakan ?
Ø apakah telah dikerjakan dengan baik ?
Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut : relevance, capacity, efficiency, timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security,
economy, simplicity. Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

Analisa yang dilakukan meliputi :
ANALISA DAFTAR PERTANYAAN

Distribusi pekerjaan Apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ? Apakah telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit organisasi ? Pengukuran pekerjaan Apakah kebijakan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ?
Apakah produktivitas karyawan memuaskan ?
Apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjadi arus data dengan lancar ?
Apakah terjadi operasi yang tumpah tindih ?
Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ?
Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data ?
Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ?
Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu mutakhir ?
Keandalan Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ?
Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ?
Dokumen Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ?
Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ?
Apakah tembusan dari dokumen perlu ?
Laporan Dapatkah laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen yang ada ?
Apakah terdapat duplikasi di file, catatan dan laporan ?
Teknologi Apakah fasilitas dari sistem informasi (personil, peralatan dan fasilitas lain) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ?

5.2. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen

Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

6. MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.
Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :
§ Analisis telah selesai dilakukan
§ Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
§ Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen
§ Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi) Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.

MENDEFINISIKAN LINGKUP SISTEM BARU DAN PENGUMPULAN
INFORMASI
Untuk melaksanakan pekerjaan ini, analis sistem perlu menentukan lingkup sistem dari sistem yang baru dan mendapatkan informasi yang banyak.
Ada tiga sumber dari fakta studi, yaitu :
§ Sistem yang berjalan
§ Sumber internal lainnya
§ Sumber eksternal
Apa yang termasuk ke dalam sistem baru ?
Untuk menjawab pertanyaan ini secara umum, analis sistem memerlukan beberapa pertanyaan khusus berikut ini :
§ Informasi apa yang dibutuhkan ?
§ Siapa yang membutuhkan ?
§ Kapan dibutuhkan ?
§ Dalam bentuk apa dibutuhkannya ?
§ Dari mana asalnya informasi ?
§ Kapan dan bagaimana dikumpulkannya ?
Masalah utama bagi profesional sistem, baik yang baru mau pun yang berpengalaman adalah mengubah / menterjemahkan sebuah instruksi dari : “I want a daily purchasing report” ke dalam “Develop a new purchasing and inventory managemet system”. DFD merupakan alat yang cocok untuk mendefinisikan lingkup analisis sistem.
Batasan-batasan yang ada dalam mendefinisikan sistem membatasi penyelesaian sistem dan rekomendasi yang dihasilkan dari analisis. Definisi awal dari lingkupnya merupakan pokok untuk mendefinisikan ulang pada saat dimana temuan-temuan terjadi saat analisis. Biasanya banyak menghabiskan waktu dan uang, sehingga perlu komitmen waktu dari user untuk ikut berpartisipasi.
Keuntungan dari pemodelan sistem yang berjalan Menyediakan kesempatan untuk menentukan apakah sistem memuaskan, perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaan yang besar, atau diganti. Juga menyediakan sumber ide perancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan sumber yang ada bagi sistem yang baru.

Saat sistem baru diimplementasikan, analis bertanggungjawab atas kapan tugas dan kegiatan akan dibutuhkan untuk menghapus pertahap sistem yang berjalan dan memulai mengoperasikan sistem yang baru. Saat dikonversi, analis harus mengetahui tidak hanya kegiatan apa yang dilaksanakan tetapi juga kegiatan-kegiatan yang sudah dilaksanakan. Dengan mempelajari dan memodelkan sistem yang berjalan, memberi jawaban terhadap analis. Kerugian dari pemodelan sistem yang berjalan Dalam banyak situasi dimana sistem baru unik atau berbeda sekali dengan sistem yang berjalan, mempelajari sistem yang berjalan kadang-kadang menyesatkan. Jeleknya, sistem yang berjalan menjadi tidak relevan dan menganalisisnya menjadi menghabiskan waktu dan uang. Lebih menyenangkan jika mengidentifikasikan apa yang dibutuhkan dari sistem baru dibandingkan membicarakan kembali apa yang terjadi dengan sistem yang berjalan.
Pengumpulan informasi dari orang yang menggunakan sistem Sumber yang utama adalah orang yang akan menggunakan sistem yang baru. Pengetahuan teknis user dari user baru hingga yang ahli disebut pengetahuan sintaksis. Untuk bisnis dan pekerjaan merupakan pengetahuan semantik dan merupakan keahliannya. Untuk membangun sistem baru, analis sistem mengumpulkan data semantik dari user. Data semantik ini yang akan mengarahkan analis sistem selama menganalis dan merancang. Analis sistem dan perancang kemudian akan mendiskusikan data teknis dengan ahli teknisi sistem seperti programmer untuk mendapatkan spesifikasi sistem (mikro atau mini spec). Jadi analis sistem perlu berkomunikasi dengan user yang memiliki pengetahuan semantik di satu sisi, dan di sisi lain dengan teknisi sistem yang mempunyai pengetahuan sintaksis.
Sumber kedua didapat dari dokumen kerja yang ada dalam organisasi. Dokumen dapat diklasifikasikan misalnya struktur organisasi, apa yang sudah dilakukan organisasi, dan rencana apa yang akan dilakukan organisasi.


Pengumpulan informasi dari sumber di luar organisasi user Informasi yang berasal dari luar organisasi membuka cakrawala ide dan teknik. Banyak industri dari kelompok dan seminar memberikan pengalaman sistem informasi dan merekomendasikan cara yang
lebih baik.
TEKNIK-TEKNIK PENGUMPULAN INFORMASI TAMBAHAN
1. Interview (Wawancara)
o Merupakan teknik yang efektif digunakan selama pengembangan sistem.
o Merupakan sebuah pertukaran informasi antara pewawancara (analis sistem) dengan yang diwawancarai (user).
o Perlu ada perencanaan, dan perlu ada tujuan khusus.
o Terdiri dari pertanyaan dan menjawab pertanyaan.
o Analis sistem menggunakan mekanisme feedback dan cara utama untuk mengumpulkan fakta lapangan dan melihat gap yang ada.

MENYIMPULKAN ANALISIS SISTEM DAN MENGKOMUNIKASIKAN
TEMUAN
Selama fase analisis sistem, analis perlu tetap memelihara komunikasi yang ekstensif dengan user, manajer proyek dan orangorang proyek lainnya. Komunikasi tersebut meliputi :
§ Feedback ke orang yang diwawancarai, atau diobservasi menurut apa yang analis ketahui.
§ Verifikasi dengan user untuk menemukan keterhubungan fungsi dan aktivitas yang perlu analis indentifikasi.
§ Melakukan pertemuan secara periodik untuk memberitahu manajer proyek dan personal proyek lainnya tentang progress, status dan ketepatan waktu.

Menyiapkan Laporan Analisis Sistem

Laporan Analisis Sistem disiapkan secara professional dengan menggunakan kertas, PC atau teknologi CASE. Beberapa aturan dalam membuat professional documented deliverables sama seperti membuat laporan-laporan hasil penulisan.
Beberapa isi laporan analisis sistem yang perlu ada adalah :
1. Alasan dan lingkup dari analisis sistem
2. List dari masalah utama yang diidentifikasi
3. Pernyataan yang lengkap dan definisi dari kebutuhan user
4. List dari asumsi kritis
5. Rekomendasi

Mempresentasikan secara oral
Penyampaian presentasi secara oral dari setiap dokumen analisis sistem memerlukan komunikasi yang lengkap dan jelas. Ada tiga metode yang dapat digunakan untuk prensentasi secara oral ini,yaitu:
§ Mengingat
§ Membaca
§ Tanpa persiapan
Dapat pula mempresentasikan dengan bantuan teknologi audio visual.
Ada empat hal yang dapat dihasilkan dari analisis sistem :
1. Proyek dilepas.
Proyek sistem yang dilepas dapat berasal dari masalah utama yang tidak dapat diselesaikan. Alasan lain, adanya perubahan dari prioritas sistem oleh pihak manajemen atau komite pengarah, yang mengakibatkan proyek sistem yang sekarang dilepas.
2. Proyek ditunda.
Pada saat ini, pihak manajemen akan menentukan sumber daya untuk proyek sistem lain dengan prioritas yang lebih tinggi. Maka instalasi untuk backbone telekomunikasi akan tertunda, sehingga proyek sistem yang sekarang ditunda. Beberapa pemakai kunci mungkin sedang berlibur atau tidak masuk untuk beberapa minggu, sehingga menyebabkan proyek ditunda sementara waktu dari SDLC.
3. Proyek diganti.
Hasil ini berarti bahwa aspek penting dari proposal sistem yang asli mempunyai perubahan yang berarti. Seperti perubahan yang melibatkan perluasan utama dan penyusunan dari lingkup sistem.
Atau mungkin pemakai membutuhkan perubahan yang berarti dari perkiraan yang lebih cepat itu, menyebabkan kebutuhan sumber daya yang lebih banyak atau sedikit.
4. Proyek dilanjutkan.
Proyek sistem akan diteruskan seperti rencana dalam laporan analisis sitem.